▷ 15 trucos para realizar estudios de licitaciones muy competitivos

Consejos para preparar: ✅ estudios técnicos de licitaciones ✅ memorias ✅ documentación técnica ✅ ofertas técnicas para licitación o lo que es lo mismo: una recopilación de los mejores consejos para elaborar estudios de licitaciones que sean ganadores, que consigan el máximo de puntos y que superen a la competencia.

Llevo cerca de 10 años realizando estudios técnicos para licitaciones y desde hace un tiempo vengo queriendo escribir una recopilación de los mejores consejos para que estos estudios sean ganadores, consigan el máximo de puntos y superen a la competencia.

Cuando realizamos estudios técnicos para licitaciones, concursos, encargos, etc. el tiempo es escaso y es necesario tener las ideas muy muy claras. La cabeza no puede estar estar pensando a la vez en qué material incorporar en una documentación técnica y en cómo estructurarlo, en qué apartados o temas realizar y cómo ordenarlos cualitativamente. Son dos áreas del pensamiento que a priori no son incompatibles -por supuesto podemos pensar en ambas cosas a la vez- pero nos restan recursos la una a la otra. En el momento en que el objeto de este tipo de trabajos es ganar un concurso abierto de licitación, perder fuelle es algo que no nos podemos permitir.

Me he permitido elaborar una lista de 42 acciones que en mayor o menor medida pueden ayudar a esa concrección en la que sería ideal que ni siquiera pensáramos. De todas ellas, he conseguido hacer una síntesis y redactar una lista reducida de 15 trucos o consejos para conseguir una mejora sustancial en este tipo de encargos. Por supuesto esto no es ninguna guía a seguir, ya que para elaborar tal cosa habría que estudiar cada caso, pliego o tipo de obra por separado; pero si de estos 15 consejos alguno te sirve, habrá merecido la pena el esfuerzo.

Consejo/truco nº 1: pensar como un experto en márketing

Sería el título del libro de cabecera que alguien que redacta memorias técnicas para licitaciones guardaría bajo su almohada a diario. No hay que pensar en si lo que redactamos, dibujamos o contamos nos embelesa, sino que hay que adivinar el tipo de persona que es aquel o aquella que leerá nuestros estudios, quién estudiará nuestras propuestas y, por descontado, quién calificará o puntuará nuestro trabajo.

Lo que proyectamos con nuestra redacción, con nuestra argumentación o con nuestros dibujos es un sentimiento. Es nostalgia, es un recuerdo, es confianza o puede que sea animadversión. De cualquier modo la comparación estaría ahí pues quien valorará nuestro trabajo se sienta con un montón de propuestas más; las lee, las desmenuza y las compara. A veces de manera robótica, calificando punto por punto y apartado por apartado; otras veces de modo general y más sentimental. De cualquier forma, si ese sentimiento es fuerte y el planteamiento no es erróneo, la puntuación será elevada.

No es nada descabellado -aunque no tan radical como en otras disciplinas como, por ejemplo, los concursos de ideas de arquitectura o los de diseño gráfico- pensar que lo que preparamos es un material para vender, como si fuera un producto o un servicio. Es cierto que una idea o un argumento en estos casos vienen acompañados de una enorme cantidad de justificación técnica, herramientas matemáticas y descripciones muy específicas, pero la base interna es exactamente la misma.

Consejo/truco nº 2: aparcar otras tareas

En el proceso de un concurso el objetivo es solamente uno: hacerlo mejor que el resto (a lo que habría que añadir «a ojos de quien valora las diferentes propuestas técnicas»). Y para ello el único modo es cubrir una serie de campos con material escrito y gráfico de la máxima calidad. Esto no puede llevarse a cabo si en los días o semanas de que disponemos para realizar nuestro estudio andamos con otros encargos y actividades. No está demás pensar de la siguiente manera: «si mi competencia está dedicada al 100% y yo no, parto con una desventaja que otras cualidades no van a reducir».

No es raro encontrar por la red estudios, consultorías, ingenierías, etc. en cuyas páginas web ofertan múltiples servicios como peritaciones, seguimiento de proyectos, redacción de los mismos, direcciones técnicas, certificados energéticos, mediciones, licencias de apertura, reformas… y un largo etcétera. Mi argumento es el siguiente: si somos una empresa o equipo que realiza propuestas y material de calidad (si no lo es realizará una memoria técnica pero de aquella manera con lo que ni contamos con esta posibilidad), seguramente estemos solicitados o demandados y tengamos una cantidad variada de encargos. Sin embargo, cuando la cabeza está a veinte cosas no se suele llegar a ese punto de concrección, inspiración y expresión que necesita este tipo de encargos.

Es duro decirlo pero la elaboración de ofertas técnicas para licitaciones requiere de mucha conentración. Si tecleamos en google.es palabras de búsqueda como «memorias técnicas licitaciones», «documentación técnica licitación obras» o bien «ofertas tecnicas licitaciones» (que, por cierto, son las primeras que se me han ocurrido pero que son -a mi juicio- tres términos muy certeros) aparecen un montón de empresas que ofrecen servicios para licitaciones y obras. Pues bien, le he dedicado algo de tiempo en este penúltimo día de febrero bisiesto a navegar por unas 30-35 páginas del ramo y –atención– sólo hay una (que he enlazado a continuación) que presente la elaboración y preparación de estudios técnicos para licitación como servicio único y específico. Esto es como poco… curioso.

Consejo/truco nº 3: rodearte de buenos colaboradores

Precaución con esta máxima porque no es tan rotunda como parece; y es que no es oro todo lo que reluce. En mi opinión no existe sobre la faz del planeta nadie que pueda realizar nuestro trabajo mejor que nosotros. Es nuestro encargo, nuestro objetivo, nuestra reponsabilidad… y por ello siempre lo haremos mejor que nadie; con la excepción, claro está, de una preparadísima competencia que puede estar exactamente en la misma situación de motivación inducida. Motivación en vena para mí y para mi equipo, eso es exactamente lo que necesitamos.

No siempre podremos afrontar un encargo nosotros solos, y cada vez menos. Imaginemos por un momento un Sobre 2 de contenido técnico y valorable con criterios subjetivos sin fórmulas que tenemos que elaborar en dos semanas. ¿Es asequible para una única persona la redacción de una memoria técnica de 40-50 páginas, un modelo 3D del proceso de ejecución, una planificación completa perfectamente calculada y justificada, unos avances de los diferentes planes de gestión (calidad, seguridad y salud, acopios, mantenimiento…), una previsión de la subcontratación? ¿Y si todo esto lo acompañásemos de llamadas de teléfono, emails, revisiones del material un par de días antes de la entrega, una visita al edificio y un par de tardes de poca inspiración o de asuntos que no pueden posponerse?

Hay ocasiones en las que no es posible para nadie aceptar un tipo o cantidad de trabajo en un plazo concreto, bien porque éste sea corto, bien porque aquel sea ingente. Contar con algunos colaboradores es una necesidad, pero estos no puede sacarse de la chistera, especialmente si queremos que sean trabajadores, competitivos, leales y eficientes. ¿Cuál es la forma de disponer de un buen equipo más o menos estable? Muy sencillo: cuidarlos y tener una cantidad de trabajo constante para ellos, independientemente de si es conveniente o no para nosotros.

Consejo/truco nº 4: hacer una planificación de la planificación

Es enormemente valioso el avanzar cumpliendo pequeños objetivos, y para ello es fundamental repartir de manera correcta los tiempos a dedicar a cada tarea. Por eso el juego de palabras, porque no se pueden volcar todos los recursos en una sola actividad sin correr el riesgo de abandonar otros contenidos al final del proceso, en esos últimos días en los que ya no existe margen para rectificar la estrategia. Así que nada de acudir a la épica, de empezar y terminar bloques documentales de un solo golpe y de centrarnos en un tema olvidándonos de todos los demás. Es muy conveniente ir pasando de manera equilibrada de una temática a otra e ir elaborando los contenidos de nuestros estudios técnicos para licitaciones de modo conjunto.

Las herramientas para poder hacer esto son abundantes; si algo puede llegar a escasear es la voluntad de una organización meticulosa, la mayoría de las ocasiones a causa de la falta de tiempo y de esa sensación de estar siempre a contrarreloj, como si de desactivar el temporizador de una bomba se tratase una vez y otra también.

Una buena libreta y un lápiz pueden bastar para organizarnos perfectamente el tiempo y los recursos, si hablamos de hacerlo de manera individual. En caso de trabajar en equipo, de llevar varias actividades de modo simultáneo -lo ideal- o de tener que repartir partes de éstas en diferentes semanas, una buena solución puede ser una plataforma gratuita o de pago en la nube. Doit, Yast, Bitrix24 o Alfresco son algunas de las decenas de alternativas posibles que a día de hoy están disponibles, si no en su versión completa sí de manera reducida, pero útiles y eficaces al fin y al cabo.

Consejo/truco nº 5: estructurar nuestro índice de contenidos

En la inmensa mayoría de las ocasiones el primer paso en la preparación de estos estudios técnicos para licitaciones tras el estudio e inmersión en profundidad en el Proyecto de Ejecución es valorar de qué tipo de obra se trata. Hay obras que se explican en un sólo dibujo, otras que no es posible describir si no es bajo un insano faseado, las hay en las que la planificación lo es todo y también existen intervenciones mínimas en las que las condiciones de contorno llegan a ser lo más importante. Cuando, tras dar varias vueltas y probar algunas estrategias, uno descubre de qué clase es la obra sobre la que se trabaja, el primer sentimiento es atacar con energía ese campo: texto, programación o analítica.

Sin embargo hay otro camino menos heroico aunque más sabio: estructurar nuestro trabajo, indexarlo y configurar nuestra estrategia de principio a fin. Si acudimos de nuevo al consejo nº 1 (el primero en el orden que hemos elegido, aunque no el más importante) podemos recordar que se trata de vender nuestra propuesta, con lo que cualquier esfuerzo orientado a este objetivo será recompensada con el tiempo.

La obligación de elaborar un índice es el principio, sí, pero éste deberá ser modificado y rectificado a lo largo del tiempo tantas veces como consideremos necesario. No hace falta afirmar que este índice deberá tener una estrechísima relación con los contenidos requeridos en el Pliego de Condiciones o en la parte de éste que habla de cuás debe ser la documentación técnica a presentar. «Estrecha relación» no significa igual, pues a menudo incorporaremos contenido nuevo o alternativo que nos permita diferenciarnos del resto de participantes.

Consejo/truco nº 6: no pensar sólo en elaborar «estudios técnicos» para licitaciones, sino más allá

Casi todos los trucos escritos en esta página web podrían tener un enemigo común que no es sino la obsesión profesional del trabajo que estamos realizando. Con los planos, la pantalla o la calculadora delante puede darse el caso de olvidar que antes del objetivo último de una memoria técnica hay pasos intermedios igual o más importantes. Para explicar esto mejor pondré un ejemplo práctico.

Imaginemos que preparamos un estudio técnico de obra para una licitación muy concurrida. Sabemos que el concurso será reñido y que la cantidad de puntos que dependen del sobre técnico es elevada en comparación con la oferta económica y con el total. Si nos centramos en ese pensamiento (bastante negativo por otra parte), elaboraremos un material que busque no perder puntos, contenidos que quieran parecer profesionales y un aspecto en general que dice: «de entre todas las propuestas similares la mía es la más competitiva». Sé que es duro admitir esto pero cuando un técnico va por la cuarta memoria técnica cuasi idéntica a las tres anteriores, su nivel de atención cae hasta el mínimo. Por muy correcta o incluso buena sea nuestra documentación técnica, el resultado puede ser peor que desastroso.

Controlar ese temor puede llagar a ser en muchas ocasiones enormemente beneficioso. Puede servirnos imaginar que estamos contando una historia con su nudo y su desenlace, o que estamos dibujando no para un técnico sino para una persona. Reducir a veces el aspecto a veces hipertecnificado del lenguaje utilizado es muy beneficioso si lo que queremos es sorprender. Y, como máxima general, podríamos decir que hacer lo mismo que el resto es precisamente aquello que evitar. Si entramos en un bucle de anodinidad y falta preocupante de ideas, buscar qué hace nuestra competencia es probablemente ese camino del que tenemos que huir como de la peste.

Consejo/truco nº 7: descansar

Este séptimo truco está aquí -tras el quinto y el sexto- no por azar. En estrecha relación con ambos, alguien que esté elaborando un estudio técnico, que esté completamente obsesionado con alguno de sus apartados y que además no consiga ese punto de lucidez para ingeniar una idea alternativa de expresión, ¿qué es lo que necesita? Exacto.

Incluso en los momentos de más tensión y en esas ocasiones en las que parece que todas las horas son insuficientes, invertir un tiempo en descansar es lo mejor que se puede hacer. He llegado a resolver entuertos de entregas aparentemente imposibles en pocos días y otras que a priori parecían sencillas se han llegado a convertir en varias noches sin dormir. Sin estar descansado cualquiera de ambas situaciones se volverá irresoluble. Si preguntásemos a un niño (esto fue un experimento que realicé hace unos años) qué hacer en un momento de cansacio extremo su respuesta sería única: «Descansar un poco y continuar». Después de ello uno recupera el tiempo y el rendimiento.

La mente de un niño es a todas luces maravillosa, sin duda alguna. No es complicado entenderlo; lo que es extremadamente difícil conseguir es esa disciplina de conocer qué tipo de parón necesita uno mismo en cada momento para que el trabajo y las confusiones no te bloqueen. En definitiva, incluso cuando el tiempo apremia es altamente recomendable descansar, dormir o simplemente cerrar los ojos.

Consejo/truco nº 8: hacer siempre visitas a los edificios, parecelas o solares

Éste octavo truco es en concreto es más una obligación que un consejo. Me ha ocurrido a menudo que en las primeras etapas de estudio de un concurso o licitación, se abría la posibilidad de visitar la parcela en la que se iba a edificar o el edificio en el que se trataba de realizar la reforma o rehabilitación. Y -por la razón que fuese, cada vez era una diferente- en mi oficina iba otra persona a tomar fotos, mediciones o simplemente a ver las circunstancias que iban a rodear el concurso. Unas veces por la cercanía, otras por el calendario, otras por el grado de saturación y encargos… pero todas provocando uno de los mayores errores que se cometen en este tipo de trabajo.

Otra cosa que lamentablemente también sucede -esta vez desde el punto de vista liberal- es que quien te finalmente desea encargar o externalizar un estudio de obra acude a la visita organizada y, una vez que ha decidido que la licitación le es favorable es cuando se preocupa de buscar un equipo que le elabore todo el material de la documentación técnica. Esto además va aparejado a plazos acortados pues lo habitual es que las visitas se produzcan entre los dos primeros tercios del tiempo disponible. Esto quiere decir que si hay 30 días para realizar la propuesta técnica en cuestión, la visita puede realizarse perfectamente por el décimo día y la llamada o el correo electrónico de los que nace el encargo puede darse a la mitad del tiempo del proceso.

Debo decir que no hay nada más desmotivante que la suma de ambas cosas:

1. Tener que luchas contra el sentimiento de que cuando estás comenzando un concurso en el que compites contra muchos otros, la competencia lleva dos semanas de ventaja.
2. Tener que imaginar muchas de las circunstancias clave para realizar un gran trabajo, mientras piensas que -aunque lo des todo- el material base es malo, incompleto, inexistente o -en el mejor de los casos- realizado por alguien con prisa y sin verdadera intención.

Consejo/truco nº 9: leer un libro a la semana

No es necesario que me extienda contando lo complicado que es sacar tiempo hoy en día para una lectura reposada. No quiero decir a nadie lo que debe leer, pero en las siguientes líneas me referiré en exclusiva a una cosa: literatura. Es la fuente de recursos casi ilimitada que nos permite tres cosas:

1. Que nuestros dedos hagan lo que queremos, escribiendo y plasmando ideas, diagramas, dibujos… en el papel o en la pantalla sin necesidad de pausar para pensar previamente qué vamos a hacer. Esto no es síntima de rapidez (algo que también ayuda muchísimo), sino de tener un fondo congnitivo inmenso que, gracias a la lectura, no dejamos de enriquecer.
2. Disponer de una mayor variedad expresiva, con enormes cantidades de formas de decir lo mismo, sin repetirnos y sin dejar de sorprender a quien nos lee, ya que a fin de cuentas es el objetivo final de cualquier estudio técnico.
3. Alcanzar horizontes profesionales mayores. Cuanto más leemos -aunque sean libros de ficción del XIX, poesía griega o de Julio Cortázar, más facil para nosotros será leer otras cosas. Ese tratado sobre petrología que hace un año nos resultó imposible de leer hoy se haría más asequible si en 12 meses hubiésemos leído 50 títulos de los cuales 15 hubiesen sido ensayos de tipo técnico.

¿Por qué un libro por semana? Porque es una acción cíclica, pudiendo relacionar a lo largo del tiempo el comienzo de una lectura con el descanso del fin de semana o incluso con el lunes. «Todos los lunes comienzo un libro nuevo» sería una máxima ejemplar a seguir, aunque no siempre hay que ser así de rígido. Podemos leer algo asequible y divertido como «Scaramouche», profundizar en uno mismo a costa de horas de sueño con uno de los tomos de «En busca del tiempo perdido» o sencillamente unas pocas páginas de «Informes de la construcción» en un tema que nos interese puntualmente.

Consejo/truco nº 10: utilizar cantidades masivas de imágenes

Como polo opuesto al truco anterior, el uso de imagenes es tan o más importante que el de un buen cuerpo de texto. Es abundante encontrar en la red la manida frase que reza: «una imagen vale más que mil palabras»; y ahora en algunos foros y blogs frikis encontramos que «mil palabras valen más que una imagen», lo que significa que para un texto de tipo mediano y perfectamente estructurado, ni una ni dos ni un puñado de imagenes podrán ser nunca rival.

El texto no gusta; eso es una verdad casi incuestionable. Un gran argumento de 4 o 5 páginas que hable sobre los problemas de un sistema constructivo, plantee las ventajas e inconvenientes con puntería y de modo crítico, presente las correspondientes soluciones con vehemencia y concluya con un planteamiento relacional y holístico para con el resto del estudio técnico, perderá muchos puntos si no viene ilustrado de manera conveniente. Yo suelo ilustrar cada página con una media de 10-12 imágenes. Sí, no es un error. Imágenes muy pequeñas, casi minaturas, retocadas y remuestreadas, a veces colocando texto entre ellas de modo imposible para no desperdiciar el espacio de papel que estas ocupan.

Las imágenes a veces no explican más que un párrafo pero refuerzan la idea. Tras leer con atención una idea, uno puede olvidarse de ella diez minutos más tarde si el método de transmisión es el texto escrito. Texto; la misma vía que el resto de decenas de páginas de nuestra documentación técnica y que los cientos de hojas del resto de estudios técnicos. El mejor objetivo de una imagen, gráfico o diagrama insertado en el sitio exacto es provocar un: «¡Ah sí, aquel!»

Consejo/truco nº 11: ser pulcros, directos y agresivos

Hemos asegurado unas líneas más arriba que el mensaje debe ser directo y tratar de vender nuestra propuesta. Hay una combinación de tres cualidades que mezcladas en su justa proporción serán letales para nuestros competidores. La primera es la de una presentación exquisita y una maquetación limpia y ordenada. Nos refugiamos en la excusa de que lo que vale son los números y los resultados pero esto no es así. La presentación de una documentación técnica que entre por los ojos es ya un primer paso de éxito. Hojas de estilo, retoque fotográfico o un grafismo seductor pueden ser tres de las técnicas más sencillas, de las que no hablaremos aquí porque podrían ser motivo de varios tomos.

Decía Gustave Flaubert que uno debe ser ordenado y pulcro en su vida para poder ser violento y original en su obra. Para nosotros nuestra vida es el css o la style sheet de nuestro editor de texto, nuestro mar de botones en el 3D Studio o la jerarquía de nuestro servidor. Para llegarlos a controlar es necesario estar constantemente poniendo orden en ellos. ¿Ventajas?, despreocupación, liberación de la mente y, como consecuencia, poder llegar a expresar una idea con más intención, violencia conceptual, atrevimiento y alcance.

Consejo/truco nº 12: dar a cada contenido más importancia de la que aparenta

Este es uno de los consejos más importantes y, paradójicamente, uno de los que más tiempo me ha costado comprender. Además es uno de los más complicados de expresar y argumentar, pues aquí la experiencia es determinante a la hora de entender su «por qué interior». Habitualmente la estructura de una documentación técnica o un estudio de obra o un estudio técnico -como queramos llamarlo- viene dado por el pliego del organismo de contratación, con un reparto más o menos intencionado de puntos entre algunos apartados de temática distinta.

Por poner un ejemplo: una memoria técnica, una planificación, una secuencia gráfica, un plan de calidad, un plan de mantenimiento, una serie de mejoras materiales (en los sistemas constructivos, en los medios auxiliares y/o relativas a seguridad y salud) y un plan medioambiental. Pongamos que todo ese bloque se califica con un total de 100 puntos, repartidos de la siguiente manera: 10-15-10-15-5-10-10-10-15. Aparentemente los apartados de mayor valor son la planificación y los planes de calidad y medioambiente. Acciones lógicas podrían ser que el tiempo, los recursos y el espacio de la documentación de estos tres apartados fuera aproximadamente del 45-50% del total y que el resto fuese más o menos proporcional: el plan de mantenimiento no nos ocuparía más de la mitad de páginas que la memoria técnica y a la parte gráfica le dedicaríamos un tiempo similar a uno de los bloques de mejoras. Bien, pues esto es un enorme error.

Los recursos (insisto: de tiempo, de dinero y de páginas) debemos independizarlos del valor subjetivo de cada apartado. Independencia en el papel y en nuestra mente. ¿Por qué?. Por una sencilla razón: aunque nosotros discreticemos el mensaje entre los diferentes apartados como si de una ecuación se tratase, quien lea nuestra documentación técnica lo hará de otra manera. Y además, podría darse el caso de que varios de nuestros bloques temáticos se valoren de manera directa: «¿Hay plan de mantenimiento? Si: +10; no: 0». Piensa en ello.

Consejo/truco nº 13: no enseñar nunca lo que hacemos

Al contrario de lo que podemos pensar nuestro trabajo está lleno de conquistas y pequeños pasos hacia delante que pueden llegar a pasar desapercibidos durante muchos años como ha sido mi caso. Salvo que seamos cybrogs, en nuestra naturaleza está el intentar mejorar -aunque sea mínimamente- nuestra labor ya realizada. Un estudio técnico de licitación no es precisamente algo que pueda irse fotocopiando, es algo único que podríamos asegurar que poco aporta al siguiente. Nada más lejos de la realidad.

En un estudio técnico realizado hace 4 años está el concepto de nuestro trabajo actual, de nuestro modelo que utilizamos antes de ayer. Si «donamos» ese tesoro porque lo consideramos carente de valor, puedo asegurar que otros sabrán ver lo que nosotros no vemos. Así somos, pensamos que nuestra voz no tiene matices o que sólo los demás poseen un olor característico. Del mismo modo nuestra firma y nuestros recursos están ahí y, si cayera en las manos equivocadas, podría suponer una desventaja crónica para el resto de nuestra trayectoria profesional.

Al contrario que el poder que antes he afirmado que emana de las imágenes bien planteadas, en un diagrama es bastante dificil ver el proceso. Horas de dibujo en una combinatoria inteligente de programas pueden dar un producto gráfico de la máxima calidad que no deje entrever absolutamente nada de su proceso. Un texto es un texto, es un «s» detrás de una «a» y detrás de una «m» y eso no cambia, sean unas líneas o toda una memoria técnica, redactada hoy o hace una década.

Consejo/truco nº 14: repartir nuestro esfuerzo entre todos los contenidos de la presentación o propuesta

(pendiente)

Consejo/truco nº 15 y último: releer y revisar nuestros estudios pasado un tiempo

Si eres de los que lleva tiempo realizando concursos de obra y posees en tu elenco personal unas cuantas entregas no te será dificil hacer sesiones críticas de tu trabajo. ¿Mejor sólo o acompañado? Acompañado por supuesto. La crítica externa de confianza siempre es un buen punto fijo desde el que apoyarse. Pensemos una cosa: el técnico de un organismo que saca una licitación no tiene mucha experiencia en realizar las documentaciones técnicas que corrige: no es su trabajo; y estudiar no es lo mismo que redactar, como leer un periódico no es lo mismo que ser periodista. Por tanto, un compañero o colega de profesión que no se dedique al concurso de licitación podría ser un buen candidato a entrar en dicho rol.

Estas sesiones críticas son fundamentales cada cierto tiempo pues no hay peor enemigo que estancarse en una rutina de contenidos, atajos y constantes. Lo mejor es innovar, esforzarse y cambiar, aprender cosas nuevas, técnicas novedosas, programas informáticos, técnicas constructivas de menos de 1 mes de vida, recursos diferentes, etc. En una palabra: evolucionar.